Ordinarie bolagsstämma Billerud AB (publ)

Ordinarie bolagsstämma 2004 Billerud AB (publ) Aktieägarna i Billerud AB (publ) kallas härmed till ordinarie bolagsstämma onsdagen den 5 maj 2004 klockan 16.00, Aula Magna, Stockholms Universitet, Frescati, Stockholm. Vägbeskrivning från Stockholms innerstad: Med tunnelbana - åk röda linjen mot Mörby Centrum. Kliv av vid hållplats Universitetet. Med buss - ta buss 40, 540 eller 670 och kliv av vid Universitetet. Med bil - parkeringsplatser finns vid Södra huset. Taxiangöring - (Stockholms Universitet nr 6) finns vid Aula Magnas taxientré på plan 2. Adressen är: Frescativägen 6. Bolagsstämmolokalerna öppnas klockan 14.30. Anmälan För att äga rätt att delta i stämman skall aktieägare: dels vara införd i den av VPC AB förda aktieboken söndagen den 25 april 2004 (aktieägarna erinras särskilt om att den 25 april 2004 är en söndag, se nedan); dels anmäla sitt deltagande på stämman senast onsdagen den 28 april 2004 klockan 16.00. Anmälan skall ske skriftligen till Billerud AB, Investor Relations, Box 703, 169 27 Solna, per telefon 08-553 335 40 eller per fax 08-553 335 65. Anmälan kan också ske via bolagets hemsida www.billerud.com/anmalan. Vid anmälan skall uppges namn, personnummer, adress, telefonnummer samt antalet biträden (högst två). Ombud samt företrädare för juridiska personer ombedes att i god tid före stämman inge fullmakt i original, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar. Ett fullmaktsformulär finns att ladda ner från bolagets hemsida. Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att delta vid stämman, begära att tillfälligt införas i aktieboken hos VPC i eget namn. Sådan inregistrering, så kallad rösträttsregistrering, måste vara verkställd senast den 25 april 2004, vilket innebär att aktieägare i god tid före detta datum måste underrätta förvaltaren härom. Aktieägarna erinras om att den 25 april 2004 är en söndag och att registrering således måste vara verkställd fredagen den 23 april 2004. Förslag till dagordning 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande till stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av en eller två justeringsmän 5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 6. Godkännande av dagordningen 7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse för räkenskapsåret 2003 samt koncernårsredovisning och koncernrevisionsberättelse för räkenskapsåret 2003 8. Verkställande direktörens anförande 9. Beslut om a) fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt koncernbalansräkning och koncernresultaträkning b) dispositioner beträffande bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktören för 2003 års förvaltning 10. Bestämmande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter 11. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna 12. Val av styrelse 13. Styrelsens förslag till ändring av § 3 i bolagsordningen 14. Styrelsens förslag till nedsättning av aktiekapitalet genom indragning av aktier 15. Styrelsens förslag till beslut att bemyndiga styrelsen att fatta beslut om förvärv av bolagets egna aktier 16. Styrelsens förslag till beslut att bemyndiga styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier 17. Styrelsens förslag till nedsättning av överkursfonden 18. Redogörelse för konsultkostnader och övriga kostnader avseende Billeruds revisionsbolag KPMG enligt hemställan från Första AP-fonden 19. Förslag från Sveriges Aktiesparares Riksförbund om beslut angående nomineringskommitté m.m. 20. Stämmans avslutande. Nomineringskommitté inför 2004 års ordinarie bolagsstämma Den 21 oktober 2003 offentliggjordes att en nomineringskommitté inför 2004 års ordinarie bolagsstämma hade etablerats. Nomineringskommittén består av Lars Öhrstedt, AFA (ordförande), Björn Lind, SEB Fonder och SEB Trygg Liv samt Caroline af Ugglas, Skandia Fonder och Skandia Liv. Ingvar Petersson, styrelseordförande i Billerud AB, är sammankallande och sekreterare i nomineringskommittén. Beslutsförslag Punkten 9 b Styrelsen föreslår en utdelning om 6 kronor 50 öre per aktie och den 10 maj 2004 som avstämningsdag för utdelning. Om stämman beslutar i enlighet med styrelsens förslag beräknas VPC kunna utsända utdelningen den 13 maj 2004. Punkten 10 Nomineringskommittén föreslår att styrelsen skall bestå av sju stämmovalda ledamöter utan någon suppleant. Punkten 11 Nomineringskommittén föreslår att arvode till styrelsen utgår med ett belopp per år om 200.000 kronor (föregående år 150.000 kronor) för ledamot och med 400.000 kronor (300.000) per år till den styrelsen inom sig utser till ordförande. För ledamot som är anställd utgår inte arvode. Totalt styrelsearvode att fördelas är således 1.400.000 kronor (1.050.000) per år. Arvode till revisorerna föreslås utgå enligt löpande räkning. Punkten 12 Nomineringskommittén föreslår omval av ledamöterna Ingvar Petersson, Björn Björnsson, Gunilla Jönson, Per Lundberg, Mats Pousette, Meg Tivéus och Bert Östlund. Punkten 13 Styrelsen föreslår att bolagsstämman ändrar gränsen för lägsta och högsta aktiekapital så att lägsta gränsen blir 500.000.000 kronor och högsta blir 2.000.000.000 kronor. Förslaget är föranlett av styrelsens förslag till nedsättning av aktiekapitalet enligt punkt 14 nedan. Punkten 14 Bolaget har med stöd av bemyndigande från ordinarie bolagsstämma 2003 genomfört återköp av totalt 4.657.000 stycken egna aktier, vilket motsvarar cirka 8 procent av samtliga aktier i bolaget. Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar att bolagets aktiekapital nedsätts med 58.212.500 kronor genom indragning utan återbetalning av 4.657.000 stycken aktier som bolaget återköpt. Ändamålet med nedsättningen är att det belopp med vilket aktiekapitalet nedsätts skall överföras till fond att användas enligt beslut av bolagsstämman. Punkten 15 Styrelsen föreslår att bolagsstämman bemyndigar styrelsen att för tiden intill nästa ordinarie bolagsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om förvärv av aktier i bolaget på börs där bolagets aktier är noterade, till ett antal som vid var tid innebär att bolagets innehav av aktier i bolaget inte överstiger 1/10 av samtliga aktier i bolaget. Syftet med sådana förvärv skall vara att under perioden fram till nästa ordinarie bolagsstämma kunna justera bolagets kapitalstruktur och på detta sätt bidra till ett effektivare utnyttjande av bolagets resurser. Punkten 16 Styrelsen föreslår att bolagsstämman bemyndigar styrelsen att för tiden intill nästa ordinarie bolagsstämma, vid ett eller flera tillfällen, med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, fatta beslut om överlåtelse av egna aktier till tredje man som betalning i samband med företagsförvärv, samt även överlåtelse på börs i syfte att erhålla likvida medel för betalning i samband med företagsförvärv. Ersättning för överlåtna aktier skall kunna erläggas kontant, samt vid annan överlåtelse än på börs, även kunna erläggas genom tillskott av egendom eller genom kvittning, eller eljest förenas med villkor. Punkten 17 Bolagets överkursfond uppgick per den 31 december 2003 till 605.737.525 kronor. Överkursfonden uppkom i samband med att bolaget formerades 2001. Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar att överkursfonden nedsätts med 530.000.000 kronor. Ändamålet med nedsättningen är att det belopp med vilket överkursfonden nedsätts skall överföras till fritt eget kapital. Punkten 19 Sveriges Aktiesparares Riksförbund ("Aktiespararna") har föreslagit att en nomineringskommitté utses av bolagsstämman. Kommittén skall bestå av från bolaget fristående ledamöter och representera bolagets ägare på bolagsstämman. En representant för de mindre aktieägarna föreslås ingå i kommittén. Ett antal större aktieägare, tillsammans representerande cirka 20 procent av rösterna i bolaget, har aviserat att de kommer att yrka avslag på Aktiespararnas förslag avseende nomineringskommitté och istället kommer att föreslå bolagsstämman att besluta att nomineringsprocessen skall tillgå enligt följande. Nomineringskommitténs uppdrag skall vara att till bolagsstämman framställa förslag om styrelsens sammansättning och arvode. Nomineringskommittén skall bestå av tre ledamöter, vilka skall utgöras av representanter för tre större aktieägare vid tredje kvartalets utgång. Styrelsens ordförande skall vid utgången av tredje kvartalet kontakta tre större aktieägare, vilka sedan äger utse en ledamot vardera. Nomineringskommittén skall inom sig utse en ordförande. Namnen på de som kommer att ingå i nomineringskommittén kommer att offentliggöras i anslutning till delårsrapporten för tredje kvartalet. Styrelsens ordförande skall biträda nomineringskommittén. Nomineringskommittén föreslås äga rätt att belasta bolaget med skälig kostnad för rekryteringskonsulter och liknande om det bedöms erforderligt. Nomineringskommittén skall redogöra för sitt arbete vid bolagsstämma där nomineringskommitténs förslag skall behandlas. Aktiespararna har även föreslagit att ersättningskommitté och revisionskommitté inrättas. Styrelsen har utsett en kompensationskommitté med uppgift bland annat att bereda kompensation till ledande befattningshavare. Kompensationskommittén består av Ingvar Petersson, styrelsens ordförande, styrelseledamöterna Björn Björnsson och Per Lundberg samt personal- och informationsdirektören Anna-Lena Nyberg. Styrelsen i sin helhet utövar den funktion som Aktiespararna föreslagit skall ankomma på en revisionskommitté. Aktieägare representerande 20 procent av röstetalet för samtliga aktier har aviserat att de ej finner skäl att ändra nuvarande ordning. Övrigt Aktieägare representerande cirka 20 procent av samtliga aktier och röster har meddelat bolaget att de ställer sig bakom förslagen enligt punkterna 10-12 samt 19. Vid ordinarie bolagsstämma 2001 valdes auktoriserade revisorerna Caj Nackstad och Owe Wallinder som ordinarie revisorer för tiden intill den ordinarie bolagsstämman 2005. Vid ordinarie bolagsstämma 2003 valdes auktoriserade revisorerna Thomas Nilsson och Hans Åkervall som revisorssuppleanter för tiden intill den ordinarie bolagsstämman 2005. Bolagsstämmans beslut under punkterna 13-16 förutsätter biträde från aktieägare representerande minst tvåtredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid bolagsstämman företrädda aktierna. Handlingar Bolagets årsredovisning och revisionsberättelse avseende räkenskapsåret 2003 hålles tillgängliga hos bolaget under adress Gustav III:s boulevard 18, Solna, från och med den 5 april 2004. Styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt punkterna 13-17 kommer att hållas tillgängliga för aktieägarna från och med den 5 april 2004 på bolaget med ovan angiven adress. De aktieägare som önskar ta del av förslagen kan anmäla det till bolaget med angivande av adress så kommer handlingarna att sändas till dem med post. Handlingarna kommer också att finnas tillgängliga på bolagets hemsida med adress: www.billerud.com. Solna i april 2004 Styrelsen För ytterligare information, vänligen kontakta: Styrelseordförande Ingvar Petersson, 070-595 76 05 ------------------------------------------------------------ Denna information skickades av Waymaker http://www.waymaker.se Följande filer finns att ladda ned: http://www.waymaker.net/bitonline/2004/04/05/20040405BIT00250/wkr0001.doc http://www.waymaker.net/bitonline/2004/04/05/20040405BIT00250/wkr0002.pdf